Vaste activa afschrijven als zzp'er: laptops, inventaris en software (2026)
Zakelijke bezittingen van €450 of meer met een gebruiksduur langer dan één jaar zijn vaste activa. Je mag ze niet direct als kosten boeken, maar moet ze activeren op de balans en afschrijven over de economische gebruiksduur (art. 3.30 Wet IB 2001). De jaarlijkse afschrijving verlaagt je belastbare winst, net als andere zakelijke kosten.
Hieronder lees je welke termijnen gangbaar zijn, hoe je de berekening maakt, wanneer je toch direct mag aftrekken en hoe afschrijving samenwerkt met de KIA.
Wanneer is iets een vast activum?
Een bedrijfsmiddel is een vast activum als aan twee voorwaarden is voldaan:
- ✓De aanschafwaarde bedraagt €450 of meer (exclusief btw als je btw-plichtig bent).
- ✓De economische gebruiksduur is langer dan één jaar.
Valt een aankoop onder de €450 of wordt het binnen een jaar verbruikt? Dan boek je het direct als zakelijke kosten in het jaar van aanschaf — geen activering nodig. Denk aan kantoorbenodigdheden, goedkope headsets of een muis.
Voorbeelden van vaste activa voor zzp'ers: laptop, desktop, camera, meetapparatuur, kantoormeubels, bedrijfsauto en zakelijk gebruikte software met een meerjarige licentie.
Gangbare afschrijftermijnen in 2026
De Belastingdienst schrijft geen vaste termijnen voor per type bedrijfsmiddel, maar toetst of de gekozen termijn aansluit bij de economische gebruiksduur. De volgende termijnen zijn gangbaar en breed geaccepteerd:
| Bedrijfsmiddel | Gangbare termijn | Toelichting |
|---|---|---|
| Laptop / desktop / tablet | 3–5 jaar | Technische veroudering is de bepalende factor |
| Kantoorinventaris (bureau, stoel, kast) | 10 jaar | Lange levensduur; gangbaar in de praktijk |
| Software (meerjarige licentie of maatwerk) | 3–5 jaar | Afhankelijk van economische gebruiksduur |
| Telefoon (zakelijk) | 3 jaar | Gemiddelde contractduur en technische levensduur |
| Bedrijfsauto (zakelijk) | 5 jaar | Gangbaar; bij lease via operationele leasekosten |
| Gereedschap / apparatuur | 5–10 jaar | Afhankelijk van slijtage en gebruik |
Alle termijnen zijn indicatief. Overleg met je boekhouder als je twijfelt of een kortere of langere termijn verdedigbaar is voor jouw situatie.
Rekenpad: zo bereken je de jaarlijkse afschrijving
De standaardmethode is lineaire afschrijving: elk jaar schrijf je hetzelfde bedrag af. De formule:
Concreet voorbeeld: je koopt een laptop voor €1.500 (excl. btw), schat de restwaarde op €100 en kiest een gebruiksduur van 3 jaar:
Die €467 is drie jaar lang een aftrekpost op je winst-en-verliesrekening. Op de balans daalt de boekwaarde elk jaar met €467: jaar 1 €1.033, jaar 2 €566, jaar 3 €100 (= restwaarde).
Koop je de laptop halverwege het jaar? Dan schrijf je in het aanschafjaar alleen naar rato af — bij aankoop op 1 juli schrijf je in dat jaar €467 × ½ = €234 af.
Afschrijving en KIA: hoe combineer je ze?
Afschrijving en de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) werken naast elkaar. In het aanschafjaar heb je twee aftrekposten tegelijk:
De KIA is een eenmalige extra aftrek in het aanschafjaar. In de jaren daarna heb je alleen de jaarlijkse afschrijving als aftrekpost voor dat bedrijfsmiddel. Lees meer in het artikel over de KIA aftrek 2026.
Bewaarplicht: hoe lang bewaar je de facturen?
Op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) ben je verplicht je administratie zeven jaar te bewaren. Voor vaste activa geldt een praktische vuistregel: bewaar de aankoopfactuur minimaal zeven jaar na het jaar waarin het bedrijfsmiddel van de balans gaat (verkoop, sloop of volledige afschrijving).
Koop je een laptop in 2026 die je vijf jaar afschrijft en vervolgens weggooit, dan mag je de factuur pas in 2039 weggooien (2031 + 7 + rekening houdend met het jaareinde). Sla facturen digitaal op in een cloud-omgeving; de Belastingdienst accepteert digitale kopieën als leesbare reproductie.
Rustig berekent je belastingreservering per factuur
Wil je weten hoeveel je per kwartaal aan belasting verschuldigd bent, rekening houdend met al je aftrekposten? Rustig reserveert per inkomende factuur automatisch het juiste bedrag voor btw en inkomstenbelasting.
Open de appVeelgestelde vragen
Moet ik een laptop van €1.200 afschrijven of kan ik hem direct aftrekken?+
Je moet hem afschrijven. Een laptop van €1.200 valt boven de €450-grens en heeft een gebruiksduur van meer dan één jaar, dus hij is een vast activum (art. 3.30 Wet IB 2001). Je activeert hem op de balans en schrijft hem af over de economische gebruiksduur, doorgaans 3–5 jaar. Het aanschafjaar trek je dus niet €1.200 af, maar slechts de afschrijving van dat jaar — plus eventueel de KIA als extra aftrekpost.
Wat is de restwaarde bij afschrijving?+
De restwaarde is de geschatte verkoopprijs of waarde van het bedrijfsmiddel aan het einde van de gebruiksduur. Je schrijft niet af tot nul, maar tot de restwaarde. Een laptop die na vijf jaar nog €50 waard is heeft een restwaarde van €50. Vaste activa worden in de praktijk vaak afgeschreven tot een symbolische restwaarde van €1 of €50 als de werkelijke restwaarde onbekend is.
Mag ik sneller afschrijven dan de economische gebruiksduur?+
In principe niet. De Belastingdienst toetst of de gekozen afschrijvingstermijn aansluit bij de economische gebruiksduur. Voor sommige investeringen — zoals milieuvriendelijke bedrijfsmiddelen op de Milieulijst — bestaat de Vamil (willekeurige afschrijving) via RVO.nl, waarmee je wél in één jaar volledig mag afschrijven. Versneld afschrijven zonder specifieke regeling wordt afgewezen bij een boekenonderzoek.
Hoe lang moet ik aankoopfacturen van vaste activa bewaren?+
Minimaal zeven jaar op grond van de bewaarplicht in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De zeven jaar telt vanaf het einde van het jaar waarin het bedrijfsmiddel van de balans gaat (verkoop, sloop of volledige afschrijving), niet vanaf de aankoop. Bewaar dus ook de facturen van afgeschreven apparatuur zolang de balanspost actueel is.
Kan ik KIA en afschrijving combineren?+
Ja. De Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) staat los van de afschrijving. In het aanschafjaar trek je zowel de jaarlijkse afschrijving af als de KIA (mits je totale investeringen ca. €2.801 of meer bedragen). De KIA is een eenmalige extra aftrek bovenop de reguliere jaarlijkse afschrijving, niet een alternatief ervoor.