Offerte maken als zzp'er:
5 verplichte elementen in 2026

Wanneer is een offerte bindend?

Een offerte is een aanbod in de zin van art. 6:217 BW. Zodra de opdrachtgever het aanbod aanvaardt, komt er een overeenkomst tot stand. De aanvaarding mag mondeling, schriftelijk of per e-mail plaatsvinden; het resultaat is in alle gevallen bindend. Stuur na een mondeling akkoord altijd een schriftelijke bevestiging zodat je de inhoud en de prijs eenduidig vastlegt.

Een offerte is geen overeenkomst zolang de opdrachtgever niet heeft aanvaard. Je mag een offerte intrekken zolang de opdrachtgever hem nog niet heeft aanvaard, tenzij je een vaste geldigheidstermijn hebt vermeld en die nog niet is verstreken (art. 6:219 BW). Stel altijd een geldigheidstermijn in om langdurige gebondenheid te vermijden.

5 verplichte elementen in een offerte voor zzp'ers

Er is geen wettelijke lijst voor de inhoud van een offerte, maar vijf elementen zijn praktisch onmisbaar: ze voorkomen onduidelijkheid bij aanvaarding en zorgen dat je factuur aansluit op de afspraken.

Optionele toevoegingen: een verwijzing naar je algemene voorwaarden (die je dan meestuurt of meezendt via een link, art. 6:234 BW), een IP-clausule als je creatief werk levert, en een aansprakelijkheidsbeperking. Voor grotere opdrachten is het verstandig de offerte aan te vullen met een aparte overeenkomst van opdracht.

Btw op je offerte: welk tarief gebruik je?

Voor verreweg de meeste diensten die zzp'ers verlenen, geldt het hoge btw-tarief van 21%. Het lage tarief van 9% geldt voor een limitatief aantal categorieën: voedingsmiddelen, geneesmiddelen, water, boeken, tijdschriften, digitale publicaties, culturele en recreatieve diensten. Controleer het actuele tarief voor jouw dienst op belastingdienst.nl als je twijfelt.

Let op: als je diensten verleent aan opdrachtgevers buiten Nederland, kunnen andere btw-regels gelden (btw-verlegd bij B2B binnen de EU; 0% bij export). Raadpleeg belastingdienst.nl voor de regels rond btw en buitenlandse opdrachtgevers.

Offerte vs. overeenkomst van opdracht: wanneer heb je allebei nodig?

Een geaccepteerde offerte is een bindende overeenkomst (art. 6:217 BW). Voor korte, eenvoudige klussen is dat voldoende. Maar een offerte is doorgaans beperkt in omvang en legt niet alles vast. Een overeenkomst van opdracht (art. 7:400 BW) of uitgebreide algemene voorwaarden voegen toe:

De Belastingdienst biedt modelovereenkomsten voor zzp'ers aan die ook de schijnzelfstandigheidsregels (Wet DBA, het VBAR-rechtsvermoeden beoogd ná 2026) reflecteren. Ze zijn een goed startpunt, al raden meeste zzp-organisaties aan ze aan te laten passen door een jurist voor jouw situatie.

Veelgestelde vragen

Is een mondeling akkoord op mijn offerte bindend?

Ja. Een overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan, ook mondeling (art. 6:217 BW). Als de opdrachtgever mondeling akkoord gaat, is er een bindend contract. Stuur na een mondeling akkoord altijd een bevestiging per e-mail met de opdrachtomschrijving en het bedrag, zodat je bewijs hebt van de aanvaarding en het de overeengekomen inhoud vastlegt.

Hoe lang is mijn offerte geldig?

Dat bepaal je zelf in de offerte. De gebruikelijke geldigheidstermijn in de zakelijke markt is 14 tot 30 dagen. Vermeld altijd een concrete datum of termijn; ontbreekt die, dan blijft de offerte geldig zolang aanvaarding redelijkerwijs te verwachten valt (art. 6:220 lid 1 BW); de precieze duur hangt af van de soort opdracht en de context, wat tot discussie kan leiden. Leg een verlopen offerte schriftelijk vast als je de opdracht na de vervaldatum alsnog wil beginnen.

Welk btw-tarief gebruik ik op mijn offerte?

Voor de meeste diensten van zzp'ers geldt het hoge tarief van 21%. Het lage tarief van 9% geldt voor een beperkt aantal categorieën (o.a. voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken, podiumkunst). Als je de kleineondernemersregeling (KOR) hebt aangemeld, ben je btw-vrijgesteld: vermeld dan 'btw vrijgesteld op grond van de kleineondernemersregeling' op je offerte in plaats van een btw-bedrag. Controleer actuele tarieven op belastingdienst.nl.

Mag de opdrachtgever mijn offerte aanpassen?

De opdrachtgever mag een tegenaanbod doen: hij aanvaardt jouw offerte maar met gewijzigde voorwaarden (art. 6:225 lid 1 BW). Zo'n tegenaanbod telt als een verwerping van jouw offerte en een nieuw aanbod. Jij bent dan vrij dat tegenaanbod al dan niet te aanvaarden. Let op: de battle-of-forms-regel (art. 6:225 lid 3 BW) kan invloed hebben als de opdrachtgever naar eigen algemene voorwaarden verwijst.

Wanneer heb ik naast een offerte ook een overeenkomst van opdracht nodig?

Een geaccepteerde offerte is al een bindende overeenkomst (art. 6:217 BW). Voor eenvoudige, kortlopende klussen volstaat dat. Voor grotere opdrachten met een langere doorlooptijd, aansprakelijkheidsbeperking, IP-overdracht of specifieke opzegregelingen is het verstandig een aparte overeenkomst van opdracht (art. 7:400 BW) op te stellen of de offerte uit te breiden met een set algemene voorwaarden.

Hoe lang moet ik offertes bewaren?

Geaccepteerde offertes zijn onderdeel van je administratie en vallen onder de bewaarplicht van 7 jaar (art. 52 AWR). Afgewezen offertes hebben geen wettelijke bewaartermijn, maar bewaar ze minstens 1 jaar voor het geval de opdrachtgever later terugkomt of er een geschil ontstaat over de opdracht.