Factuur opstellen als zzp'er:
verplichte velden en btw-regels
Een geldige zakelijke factuur bevat ten minste 12 verplichte elementenop grond van artikel 35a Wet OB 1968. Ontbreekt er een, dan kan je klant de btw niet aftrekken — en loop je zelf risico bij een boekenonderzoek. Hieronder wat er precies op moet staan, welk btw-tarief je gebruikt en wat de KOR voor je factuur betekent.
Verplichte factuurvereisten (art. 35a Wet OB 1968)
De Wet op de Omzetbelasting 1968 schrijft voor wat er op een btw-factuur moet staan. Een factuur die aan deze eisen voldoet, geeft je klant recht op btw-aftrek en beschermt jou bij een boekenonderzoek.
Een KvK-nummer is niet wettelijk verplicht op een factuur, maar veel klanten vragen er wel om. Voeg het toe om discussie te voorkomen.
Welk btw-tarief gebruik je?
Voor de meeste zzp'ers geldt het standaard btw-tarief van 21%. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor een beperkte en in 2026 aangepaste lijst categorieën, waaronder voedsel, geneesmiddelen en boeken. Het 0%-tarief is van toepassing bij leveringen aan btw-plichtige ondernemers in andere EU-landen (intracommunautaire levering) en bij export buiten de EU.
Let op: voor logies (hotels, vakantiewoningen) geldt vanaf 1 januari 2026 het standaardtarief van 21% in plaats van het verlaagde tarief.
Twijfel je welk tarief op jouw dienst van toepassing is? Raadpleeg belastingdienst.nl of een belastingadviseur. Het toepassen van een verkeerd tarief leidt tot een naheffing.
KOR: geen btw op je factuur
Kies je voor de Kleineondernemersregeling (KOR), dan hoef je geen btw te berekenen op je facturen zolang je jaarlijkse omzet onder de €20.000blijft. Je doet ook geen kwartaalaangifte meer. Op je factuur vermeld je dan: “btw vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968”.
Nadeel: je mag de btw op je inkopen (laptop, software, kantoorbenodigdheden) ook niet terugvragen. Bij hoge zakelijke kosten is de KOR daardoor niet altijd voordelig. Meer over de btw-deadlines als je de KOR niet gebruikt: zie btw-aangifte deadlines 2026.
Factuurnummering
Het factuurnummer moet uniek zijn en de nummering moet oplopend zijn. Er is geen vaste notatie voorgeschreven: 2026-001, F2026-001 of simpelweg 001 zijn alle drie toegestaan, zolang elk nummer eenmalig voorkomt in je administratie.
Een gat in de nummering is toegestaan, hergebruik niet. Bewaar je facturen en de nummervolgorde ten minste 7 jaar (art. 52 AWR). Meer over bewaarplichten: zzp administratie bijhouden.
Betaaltermijn en te late betaling
Er is geen verplichting om een betaaltermijn op je factuur te zetten, maar het is sterk aan te raden. De gebruikelijke B2B-termijn is 14 of 30 dagen. Vermeld de vervaldatum expliciet, zodat je bij een geschil een helder referentiepunt hebt.
Bij te late betaling heb je recht op de wettelijke handelsrente (voor B2B). Dit recht heb je automatisch, maar je moet het zelf opeisen — stuur eerst een formele betalingsherinnering. Op je factuur hoef je dit recht niet te vermelden, maar het opnemen van een rentepassage maakt opvolging eenvoudiger.
Na elke factuur berekent Rustig automatisch hoeveel je opzij moet zetten voor btw en inkomstenbelasting — zodat je nooit voor verrassingen staat bij de aangifte.
Open de gratis calculator →Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een zzp-factuur staan?
Op grond van artikel 35a Wet OB 1968 moet een factuur ten minste bevatten: een uniek volgnummer, de factuurdatum, naam en adres van jou en de klant, je btw-nummer, een omschrijving van de dienst of het product, de datum van levering, het bedrag exclusief btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Bij een btw-vrijstelling (zoals de KOR) vermeld je de grond daarvoor. Indicatief; raadpleeg een adviseur voor jouw situatie.
Welk btw-tarief gebruik ik als zzp'er?
Het standaard btw-tarief is 21%. Het verlaagde tarief van 9% geldt voor een beperkte lijst categorieën, waaronder voedingsmiddelen, geneesmiddelen en boeken. Het nultarief (0%) is van toepassing bij leveringen aan btw-plichtige ondernemers in andere EU-landen en bij export buiten de EU. Raadpleeg belastingdienst.nl of een belastingadviseur voor het tarief dat op jouw specifieke dienst van toepassing is, want de lijst met 9%-categorieën is per 2026 aangepast.
Wat is de KOR en wat betekent dat voor mijn facturen?
De Kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor ondernemers met een jaarlijkse omzet onder €20.000. Als je voor de KOR kiest, bereken je geen btw op je facturen en doe je geen kwartaalaangifte. Op je factuur vermeld je "btw vrijgesteld op grond van artikel 25 Wet OB 1968". Nadeel: je mag de btw op inkopen ook niet terugvragen.
Hoe nummeer ik mijn facturen?
Je facturen moeten een uniek, oplopend volgnummer hebben. Een vaste notatie is niet verplicht: 2026-001, F001 of 20260001 zijn allemaal toegestaan. Een gat in de nummering (bijv. van 2026-003 naar 2026-005) is toegestaan, maar hergebruik van een nummer niet. Bewaar je nummervolgorde 7 jaar.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Facturen moeten 7 jaar bewaard worden op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR). De termijn begint op 1 januari van het jaar nadat de administratie is opgemaakt. Een factuur uit 2026 bewaar je dus tot en met 31 december 2033. Digitale bewaring is toegestaan mits de bestanden leesbaar en controleerbaar blijven voor de Belastingdienst.
Is een KvK-nummer verplicht op een factuur?
Nee. Een KvK-nummer is niet wettelijk verplicht op een factuur (de vereisten staan in art. 35a Wet OB 1968). Veel klanten vragen er toch om voor hun eigen administratie. Voeg het toe om discussie te voorkomen.
Alle informatie is indicatief op basis van de wet- en regelgeving 2026. Geen fiscaal of juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie? Raadpleeg een belastingadviseur.