Debiteurenbeheer als zzp'er:
betalingstermijnen, aanmanen en incassokosten
Bij een niet-betalende klant heb je als zzp'er drie juridische troeven: automatisch recht op wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW), gereguleerde incassokosten via de WIK en btw-teruggaaf bij definitieve oninbaarheid (art. 29 Wet OB 1968). Hieronder hoe je die rechten concreet inzet.
Betalingstermijnen bij B2B-facturen
Bij zakelijke transacties (B2B) geldt op grond van art. 6:119a BW een maximale wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Partijen mogen schriftelijk een langere termijn overeenkomen, maar de wet begrenst dit op 60 dagen tenzij de schuldeiser uitdrukkelijk instemt met een langere termijn en dit niet kennelijk onbillijk is. Bij consumenten (B2C) geldt art. 6:119 BW met een lager rentetarief.
Vermeld de betalingstermijn altijd expliciet op je factuur. Zonder vermelding geldt de wettelijke 30-daagse termijn automatisch, maar een heldere vervaldatum maakt opvolging bij te late betaling eenvoudiger.
3-stappen aanmaningsstrategie
Een gestructureerde aanpak vergroot de kans op betaling en bouwt het juridisch dossier op. Volg drie opeenvolgende stappen: vriendelijke herinnering, formele aanmaning en incasso-aankondiging. Stap 2 is verplicht voordat je WIK-incassokosten kunt opeisen.
Bewaar kopieën van alle aanmaningen. Ze vormen je bewijs bij een eventuele gerechtelijke procedure. Gebruik bij voorkeur aangetekende post voor de formele aanmaning.
Wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW)
Bij te late betaling door een zakelijke klant loopt automatisch de wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW). Je hoeft de klant niet in gebreke te stellen: de rente is van rechtswege verschuldigd per dag na de vervaldatum. Het tarief is variabel en wordt elk halfjaar vastgesteld.
Vermeld op je aanmaning dat je handelsrente claimt en geef de berekening (bedrag x tarief x aantal dagen / 365). Zo maak je de vordering inzichtelijk en vergroot je de druk om snel te betalen.
Buitengerechtelijke incassokosten (WIK-staffel)
De Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) bepaalt hoeveel incassokosten je bij te late betaling mag doorberekenen. Voorwaarde: je hebt de klant een schriftelijke aanmaning gestuurd met een betalingstermijn van 14 dagen. Daarna mag je de staffelkosten in rekening brengen.
Rekenvoorbeelden: openstaande factuur €1.800: incassokosten 15% = €270. Vordering €500: 15% = €75 (boven minimum €40). De staffel geldt over het hoofdbedrag exclusief rente; kosten zijn cumulatief per schijf bij hogere vorderingen.
Btw bij late betaling en oninbare vorderingen
Onder het btw-factuurstelsel (art. 13 lid 1 Wet OB 1968) is btw verschuldigd op het moment dat je de factuur uitreikt, niet wanneer de klant betaalt. Je draagt de btw dus af aan de Belastingdienst ook als de klant nog niet heeft voldaan.
Wordt een vordering definitief oninbaar, dan kun je de reeds afgedragen btw terugvragen via art. 29 Wet OB 1968. Je geeft het terug te ontvangen bedrag op in de eerstvolgende btw-aangifte nadat vaststaat dat de vordering oninbaar is. Bewaar documentatie van je inningspogingen.
Rustig houdt je inkomsten bij en berekent per factuur hoeveel btw en belasting je opzij moet zetten. Zo behoud je inzicht, ook als een betaling vertraging oploopt.
Open de gratis calculator →Veelgestelde vragen
Wat is de wettelijke betalingstermijn bij B2B-facturen?
Bij B2B-transacties geldt op grond van art. 6:119a BW een maximale wettelijke betalingstermijn van 30 dagen, tenzij partijen uitdrukkelijk een langere termijn zijn overeengekomen (maximaal 60 dagen). Betaalt de klant niet binnen de afgesproken termijn, dan is de wettelijke handelsrente automatisch verschuldigd zonder dat je de klant in gebreke hoeft te stellen. Vermeld de betalingstermijn altijd expliciet op je factuur.
Hoe hoog is de wettelijke handelsrente in 2026?
De wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) is een variabel tarief dat elk halfjaar door het ministerie van Financiën wordt vastgesteld. Controleer het actuele percentage op belastingdienst.nl. De rente loopt automatisch per dag over het openstaande bedrag vanaf de vervaldatum, zonder aanmaning.
Hoeveel incassokosten mag ik in rekening brengen?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn gereguleerd via de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). De staffel: 15% over de eerste €2.500 (minimum €40), 10% over €2.500-€5.000, 5% over €5.000-€10.000, 1% over €10.000-€200.000, 0,5% over het meerdere (maximum totaal €6.775). Je moet de klant eerst een schriftelijke aanmaning sturen met een betalingstermijn van 14 dagen voordat je de kosten opeist. Indicatief; raadpleeg een adviseur voor jouw situatie.
Wat gebeurt er met de btw als een klant te laat betaalt?
Onder het btw-factuurstelsel (art. 13 lid 1 Wet OB 1968) is btw verschuldigd op het moment dat je de factuur uitreikt, niet wanneer de klant betaalt. Je draagt de btw dus af ook als de klant nog niet heeft voldaan. Wordt een vordering definitief oninbaar, dan kun je de afgedragen btw terugvragen via art. 29 Wet OB 1968 in de eerstvolgende btw-aangifte. Indicatief; raadpleeg een adviseur voor jouw situatie.
Wanneer schakel ik een incassobureau of deurwaarder in?
Na drie aanmaningen en 30-60 dagen geen reactie is inschakeling van een incassobureau of gerechtsdeurwaarder een logische vervolgstap. Een incassobureau werkt vaak met no-cure-no-pay (kosten circa 10-20% van de vordering, indicatief). Een gerechtsdeurwaarder kan via een dagvaarding een vonnis halen waarna beslag kan worden gelegd. Weeg de kosten af tegen de omvang van de openstaande vordering.
Zijn incassokosten aftrekbaar als zakelijke kosten?
Ja. Kosten voor debiteurenbeheer, zoals incassokosten die je zelf draagt, abonnementen op debiteuren-software en kosten voor een incassobureau of deurwaarder zijn aftrekbaar als zakelijke kosten op grond van art. 3.14 IB 2001, mits de kosten zakelijk zijn en je ze kunt onderbouwen. Bewaarplicht: 7 jaar (art. 52 AWR).
Alle informatie is indicatief op basis van wet- en regelgeving 2026. Geen fiscaal of juridisch advies. Twijfel je over je eigen situatie? Raadpleeg een belastingadviseur.