Klant betaalt niet als zzp'er:
aanmaning, incasso en kantonrechter 2026
Als een klant niet betaalt, heb je als zzp'er drie escalatiemogelijkheden: formele aanmaning (met automatisch recht op wettelijke handelsrente art. 6:119a BW en WIK-incassokosten), incassobureau, of kantonrechter (vorderingen ≤€25.000 art. 93 Rv). De meeste gevallen worden opgelost bij de aanmaning.
Stap 1: vriendelijke herinnering
Stuur na het verstrijken van de betalingstermijn eerst een informele herinnering per e-mail. Vermeld het factuurnummer, het openstaande bedrag en een nieuwe betalingstermijn van 7-14 dagen. De meeste klanten betalen na een vriendelijke herinnering; ga pas naar een formele aanmaning als dit uitblijft. Bewaar alle communicatie als bewijsstuk.
Controleer intern of de factuur correct is verstuurd naar het juiste adres en of er geen dispuut is over het geleverde werk. Een snelle oplossing is altijd beter dan een juridische procedure.
Stap 2: formele aanmaning (WIK-aanmaning)
Na uitblijven van betaling op de herinnering stuur je een formele aanmaning per aangetekende post. Dit is de verplichte stap om aanspraak te maken op buitengerechtelijke incassokosten via de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK). Zonder geldige WIK-aanmaning kun je die kosten later niet opeisen.
Wacht de 14-dagentermijn volledig af voordat je naar de volgende stap gaat. Betaalt de klant binnen die termijn gedeeltelijk, dan mag je voor het resterende deel doorescaleren.
Wettelijke rente en WIK-incassokosten
Zodra de betalingstermijn is verstreken, loopt wettelijke handelsrente (art. 6:119a BW) automatisch op zonder dat je de klant in gebreke hoeft te stellen. Het rentepercentage is variabel en wordt elk halfjaar vastgesteld; controleer het actuele tarief op belastingdienst.nl.
Na een geldige WIK-aanmaning heb je recht op buitengerechtelijke incassokosten conform de WIK-staffel (art. 241 Rv):
Rekenvoorbeeld: bij een openstaande vordering van €3.000 bedragen de WIK-incassokosten indicatief €425 (€2.500 × 15% = €375, deel €500 × 10% = €50, totaal €425). Indicatief; raadpleeg een adviseur voor jouw situatie.
Stap 3: incassobureau inschakelen
Als de 14-dagentermijn van de WIK-aanmaning verloopt zonder betaling, kun je een incassobureau inschakelen. Dit is zinvol als je geen tijd wilt besteden aan verdere escalatie of als je de klant moeilijk kunt bereiken.
Incassobureaus werken vaak op no-cure-no-pay: ze rekenen een percentage van het geinde bedrag (indicatief 10-20%, controleer bij het bureau) en verrekenen de WIK-kosten met de schuldenaar. Kies een bureau dat is aangesloten bij de Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders (KBvG) of NVI (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen) voor serieuze partijen.
Overweeg zelf naar de rechter te gaan als de vordering groot genoeg is en de klant de schuld niet betwist. Dit bespaart de provisie van het incassobureau.
Stap 4: kantonrechter en betalingsbevel (vorderingen ≤€25.000)
Voor vorderingen tot €25.000 is de kantonrechter bevoegd (art. 93 sub a Rv). Je hebt geen verplichte rechtsbijstand nodig en kunt zelf een procedure starten via rechtspraak.nl.
Bij een onbetwiste vordering (de klant erkent de schuld maar betaalt niet) is de verzoekschriftprocedure voor incasso de snelste weg: je dient een verzoekschrift in bij de kantonrechter, de rechtbank stuurt een betalingsbevel aan de schuldenaar, en bij uitblijven van verweer geeft de rechter een vonnis. De procedure duurt doorgaans 6-12 weken.
De griffierechten worden bij een gewonnen procedure vergoed door de schuldenaar, samen met de proceskosten. Controleer actuele tarieven via rechtspraak.nl.
Executie na vonnis
Na een vonnis kun je een gerechtsdeurwaarder inschakelen voor executie. De deurwaarder heeft bevoegdheid om:
- ✓Bankbeslag (derdenbeslag, art. 475 Rv e.v.) op de bankrekening van de schuldenaar
- ✓Loonbeslag als de schuldenaar in loondienst is
- ✓Beslag op roerende goederen (voertuigen, inventaris)
Laat de deurwaarder eerst een solvabiliteitscheck uitvoeren: heeft de schuldenaar bezittingen waaruit de vordering te verhalen is? Executeren bij een insolvente schuldenaar levert alleen extra kosten op.
Wanneer afschrijven en belastingimplicaties
Als een vordering definitief oninbaar is (faillissement schuldenaar, of redelijkerwijs vaststaat dat betaling uitblijft), boek je de vordering af als dubieuze debiteur. Dit verlaagt je winst en daarmee je inkomstenbelasting.
Belangrijker: je kunt de afgedragen btw terugvragen via art. 29 Wet OB 1968. Je vermeldt de teruggaaf in de btw-aangifte van de periode waarin de oninbaarheid vaststaat. Bewaar als onderbouwing: kopie factuur, aanmaningen, correspondentie en (bij faillissement) het faillissementsverslag van de curator.
Raadpleeg een boekhouder over het juiste moment van afboeken en de correcte verwerking in je aangifte. Bewaarplicht documentatie: 7 jaar (art. 52 AWR).
Meer over debiteurenbeheer
- Debiteurenbeheer als zzp'er: betalingstermijnen en aanmaningsstrategie — preventief debiteurenbeheer
- Zzp-factuur opstellen: verplichte elementen en btw-tarieven — foutloze facturen als vertrekpunt
- Algemene voorwaarden als zzp'er: kernclausules en toepasselijkheid — betalingstermijn en aansprakelijkheidsbeperking vastleggen
- Offerte opstellen als zzp'er: verplichte elementen en rechtsgevolgen — aanbod-aanvaarding (art. 6:217 BW)
Veelgestelde vragen
Wat moet er in een formele aanmaning staan om aanspraak te maken op WIK-incassokosten?+
Een geldige WIK-aanmaning (art. 6:96 lid 6 BW jo. Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten) bevat: het openstaande bedrag, de uiterste betaaldatum (minimaal 14 dagen na ontvangst door de schuldenaar), de vermelding dat incassokosten in rekening worden gebracht bij uitblijven van betaling, en bij voorkeur het bankrekeningnummer. Stuur de aanmaning aangetekend zodat je een bewijsstuk hebt. Zonder geldige aanmaning met de 14-dagentermijn kun je de WIK-incassokosten niet opeisen.
Hoe hoog zijn de WIK-incassokosten?+
De Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK, art. 241 Rv) regelt de maximale buitengerechtelijke incassokosten: 15% over de eerste €2.500 (minimum €40), 10% over het deel tussen €2.500 en €5.000, 5% over €5.000-€10.000, 1% over €10.000-€200.000, en 0,5% over het meerdere boven €200.000 (maximum totaal €6.775). Bij een vordering van €1.000 bedragen de WIK-kosten indicatief €150 (€1.000 × 15%). Raadpleeg een adviseur voor jouw specifieke situatie.
Wanneer is een betalingsbevel bij de kantonrechter zinvol?+
Een betalingsbevel (ook wel verzoekschriftprocedure of incassoprocedure) is de snelste gerechtelijke weg bij onbetwiste vorderingen. De kantonrechter behandelt vorderingen tot €25.000 (art. 93 sub a Rv). Het is zinvol als de klant de vordering niet betwist maar simpelweg niet betaalt, en als de vordering hoog genoeg is om de griffierechten en eventuele deurwaarderskosten te rechtvaardigen. Indicatief griffierecht (controleer rechtspraak.nl): circa €97 voor vorderingen onder €500, circa €248 voor €500-€12.500.
Wat kan ik doen na een vonnis als de klant nog steeds niet betaalt?+
Na een vonnis kan een gerechtsdeurwaarder de vordering executeren via: bankbeslag (derdenbeslag op de bankrekening van de schuldenaar, art. 475 Rv e.v.), loonbeslag (als de schuldenaar in loondienst is), of beslag op roerende goederen. De deurwaarder berekent executiekosten die in rekening worden gebracht bij de schuldenaar. Verzoek de deurwaarder om een solvabiliteitscheck voordat je executiemaatregelen inzet.
Kan ik de btw terugvragen als een klant definitief niet betaalt?+
Ja. Als een vordering definitief oninbaar is, kun je de afgedragen btw terugvragen via art. 29 Wet OB 1968. Je vermeldt de teruggaaf in de eerstvolgende btw-aangifte. 'Definitief oninbaar' betekent dat redelijkerwijs vaststaat dat de schuldenaar niet meer zal betalen, bijvoorbeeld na een faillissement of een expliciete kwijtscheldingsverklaring. Bewaar alle documentatie (aanmaningen, correspondentie, faillissementsverslag) als onderbouwing voor de Belastingdienst.
Moet ik een incassobureau inschakelen of kan ik zelf naar de rechter?+
Je kunt zelf naar de kantonrechter zonder verplichte rechtsbijstand voor vorderingen tot €25.000 (art. 93 Rv). Een incassobureau is zinvol als je geen tijd wilt besteden aan de procedure of als de schuldenaar moeilijk traceerbaar is. Incassobureaus werken vaak op no-cure-no-pay (indicatief 10-20% van de geinde vordering, controleer bij het bureau). Het incassobureau kan de WIK-incassokosten verrekenen met de schuldenaar als de aanmaning goed is verlopen.
Alle informatie is indicatief op basis van wet- en regelgeving 2026. Geen juridisch of fiscaal advies. Twijfel je over je eigen situatie? Raadpleeg een jurist of belastingadviseur.